Het depot bevat het materiaal waarover partijen afspraken hebben gemaakt. Dit zijn doorgaans de bouwstenen van de software, SaaS-dienst of product.

EscrowDirect controleert de materialen alvorens deze te accepteren voor het depot.

Tijdens elke aanlevering doorlopen leverancier, EscrowDirect de onderstaande procedure. Afrondend wordt aan de leverancier en de begunstigde een bevestiging verstuurd van de deponering

EscrowDirect adviseert leveranciers onderstaande stappen te volgen. Heeft u een alternatieve methode of wensen dan leveren we graag maatwerk.

.1 Voorbereiding

De escrowregeling vraag om een kompleet depot waarin alle materialen zijn opgenomen. Om de leverancier te helpen in de voorbereiding en samenstelling van de materialen wordt voorafgaand overlegd tussen de leverancier en de verificatie consultant van EscrowDirect. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de checklist of de in de overeenkomst vastgelegde instructies.

Archivering en compressie

Heeft u alle materialen verzameld? Voeg meerdere bestanden worden tezamen in één zipbestand gestoken, zo is het bestand eenvoudiger aan te leveren zonder dat essentiële onderdelen in het depot vergeten worden. Bovendien blijft de boomstructuur van bestanden en mappen behouden. Met de het verkleinen van de ruimte die de materialen in beslag nemen wordt het gecomprimeerde bestand kleiner.

Gebruik bij voorkeur gangbare archiveringssoftware die gebruik maken van zip, rar of tar.

Opties:
Encryptie
Sommige compressie en archiveringssoftware heeft ook de mogelijkheid de bestanden te encrypten. U kan deze encryptie gebruiken in plaats van de onderstaande specifieke encryptie.

Grote bestanden
Is uw depot van aanzienlijke omvang? Dan is het splitsen van van de archiefbestanden in meerdere delen een optie. Dit geeft minder kans op fouten tijdens de elektronische overdracht en delen van het archief kunnen worden hersteld.

.2 Controle

Controlesom (Checksum)

Checksums worden gebruikt om de integriteit van een bestand te waarborgen nadat het van de leverancier aan EscrowDirect is overgedragen. EscrowDirect gebruikt checksum om er zeker van te zijn dat dat het ontvangen bestand exact hetzelfde is als het bronbestand van de leverancier.

EscrowDirect gebruikt de onderstaande checksum ter verificatie van de bestandsintegriteit:

.3 Beveiliging

Versleuteling of encryptie

EscrowDirect adviseert de materialen altijd ge-encrypted aan te leveren. Dit verhoogt de veiligheid gedurende het transport, de elektronische overdracht of tijdens de opslag.

Gebruik daarvoor gangbare encryptie software voor Windows Bitlocker, Apple FileVault of TrueCrypt. De public key ontvangt u automatisch indien u in de aanleverproces kiest voor encryptie.

Verzenden sleutels

Indien u gebruik maakt van een eigen sleutels, en niet van de public-key van EscrowDirect, dan verzoeken wij u deze gegevens apart aan te leveren. De aanlevering van deze sleutels zijn een apart proces en sleutels worden ook altijd apart van het encrypte materiaal opgeslagen.

.4 Verificatie

Voorafgaand aan de aanlevering van het materiaal kunt u alle stappen controleren. Heeft u alle materialen in het gecomprimeerde bestand geplaatst, komen deze overeen met de materialen zoals vastgelegd in de overeenkomst? Is het correcte versienummer beschikbaar?

.5 Aanlevering

De eerste stap in de de aanlevering is het invullen van het Escrow Depot Formulier (EDF). U ontvangt dit formulier na ingang van de escrowregeling via email. De gegevens zijn op dit formulier al ingevuld. Controleer deze gegevens alvorens het formulier aan ons op te sturen.

Het totale materiaal kan per depot maximaal 2TB bedragen. Heeft u meer materiaal dan leveren we graag een passende oplossing.

Maakt u gebruik van encryptie?
Geef dit aan en u ontvangt automatisch de public key

Maakt u gebruik van de FTP-server van EscrowDirect?
Geef aan dat u gebruik wil maken van FTP en de aanvragen ontvangst toegangsgegevens tot de FTP-server

Maakt u gebruik van alternatieve beveiliging of wachtwoorden?
Geef aan dat u alternatieve beveiliging of wachtwoorden gebruikt en u ontvangt aanlever instructies in een apart verzoek

U kunt bij EscrowDirect het materiaal op de volgende manieren aanleveren:
• In persoon op kantoor bij EscrowDirect
• In persoon laten ophalen door EscrowDirect bij u op kantoor
• Per post bij EscrowDirect te Haarlem
• Per koeriersdienst met een keuze uit ophalen of afleveren
• Per FTP waarin de keuze uit FTP, SFTP, FTPS, FTPES or SSH Tunnel
• Via de website https://transfer.escrowalliance.com (secure only)
• Koppelingen met broncodebeheerservers gebaseerd op git, svn, mercurial of binnen tfs omgevingen
• Realtime of near-realtime backups van data, virtual machines

EscrowDirect accepteert gangbare opslagmedia voor het depot. Levert u elektronisch aan? Dan stellen wij mediadrager kosteloos ter beschikking.

.6 Terugkoppeling

Na ontvangst van de materialen krijgt u binnen vijf dagen een bevestiging in de vorm van het verificatierapport.

Alle materialen worden alvorens deze worden geaccepteerd gecontroleerd met een Technische Verificatie TVS Level 1. Indien tijdens de verificatie blijkt niet alle testen succesvol afgerond kunnen worden, nemen wij contact op met de leverancier.