Die Escrow-Hinterlegung ist einfach, wenn Sie ein paar klare Schritte befolgen. Die Hinterlegung enthält das Material, das die Parteien vereinbart haben. Dazu gehören in der Regel die Bausteine der Software, des SaaS-Dienstes oder Produkts. Daher ist es wichtig, klar zu definieren, welches Material Sie liefern, damit alle Erwartungen erfüllt werden.
EscrowDirect prüft die Materialien, bevor sie zur Hinterlegung angenommen werden. Bei jeder Lieferung durchlaufen der Lieferant und EscrowDirect das unten beschriebene Verfahren. Nach Abschluss senden wir sowohl dem Lieferanten als auch dem Begünstigten eine Bestätigung der Hinterlegung.
Wir empfehlen Lieferanten, bei der Escrow-Hinterlegung die folgenden Schritte zu befolgen. Wenn Sie eine alternative Vorgehensweise oder besondere Wünsche haben, bieten wir gerne eine maßgeschneiderte Lösung an.
Schritt 1: Vorbereitung der Escrow-Hinterlegung
Die Escrow-Vereinbarung erfordert eine vollständige Hinterlegung mit allen Materialien. Um den Lieferanten bei der Vorbereitung und Zusammenstellung der Materialien zu unterstützen, führen der Lieferant und der Verifizierungsberater von EscrowDirect zunächst ein Abstimmungsgespräch. Wir verwenden eine Checkliste oder die im Vertrag festgelegten Anweisungen.
Archivierung und Komprimierung
Haben Sie alle Materialien zusammengestellt? Fassen Sie mehrere Dateien in einer einzigen ZIP-Datei zusammen. So lassen sich die Dateien einfacher liefern, ohne wesentliche Bestandteile zu vergessen. Außerdem bleibt die Baumstruktur von Dateien und Ordnern erhalten, und die Komprimierung reduziert den benötigten Speicherplatz. Verwenden Sie nach Möglichkeit gängige Archivierungssoftware, die ZIP, RAR oder TAR unterstützt.
Verschlüsselung: Einige Komprimierungs- und Archivierungsprogramme können Dateien auch verschlüsseln. Sie können diese Verschlüsselung anstelle der unten beschriebenen spezifischen Verschlüsselung verwenden.
Große Dateien: Ist Ihre Hinterlegung besonders groß? Dann können Sie das Archiv in mehrere Teile aufteilen. Das verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der elektronischen Übertragung, und Sie können die Teile des Archivs separat wiederherstellen.
Schritt 2: Prüfung vor der Escrow-Hinterlegung
Prüfsumme
Wir verwenden Prüfsummen, um die Integrität einer Datei sicherzustellen, nachdem der Lieferant sie an EscrowDirect übertragen hat. So stellen wir sicher, dass die empfangene Datei exakt mit der Quelldatei des Lieferanten übereinstimmt. Wir verwenden die folgenden Prüfsummen zur Überprüfung der Dateiintegrität:
- MD5-Prüfsumme
- SHA-basierte Hashes
Schritt 3: Sicherheit
Verschlüsselung
Bei der Escrow-Hinterlegung empfiehlt EscrowDirect, die Materialien grundsätzlich verschlüsselt zu liefern. Das erhöht die Sicherheit beim Transport, bei der elektronischen Übertragung und bei der Speicherung.
Schlüssel senden
Verwenden Sie gängige Verschlüsselungssoftware wie Windows BitLocker, Apple FileVault oder TrueCrypt. Wenn Sie im Lieferprozess Verschlüsselung wählen, erhalten Sie automatisch den öffentlichen Schlüssel.
Wenn Sie statt des öffentlichen Schlüssels von EscrowDirect eigene Schlüssel verwenden, stellen Sie uns diese Informationen bitte separat zur Verfügung. Die Übermittlung dieser Schlüssel ist ein separater Prozess. Außerdem speichern wir Schlüssel stets getrennt vom verschlüsselten Material.
Schritt 4: Verifizierung vor der Escrow-Hinterlegung
Bevor Sie das Material ausliefern, können Sie alle Schritte überprüfen. Sind alle Materialien in der komprimierten Datei enthalten und stimmen sie mit den im Vertrag festgelegten Materialien überein? Ist die korrekte Versionsnummer verfügbar?
Schritt 5: Lieferung Ihrer Escrow-Hinterlegung
Der erste Schritt bei der Lieferung ist das Ausfüllen des Formulars „Escrow Depot Form“ (EDF). Sie erhalten dieses Formular nach Beginn der Escrow-Vereinbarung per E-Mail. Die Daten in diesem Formular sind bereits ausgefüllt. Bitte überprüfen Sie diese Daten, bevor Sie das Formular an uns senden.
Für die Escrow-Hinterlegung darf das Gesamtmaterial pro Hinterlegung maximal 100 GB betragen. Wenn Sie mehr Material haben, bieten wir gerne eine passende Lösung an.
- Nutzen Sie Verschlüsselung? Geben Sie dies an, und Sie erhalten automatisch den öffentlichen Schlüssel.
- Nutzen Sie den FTP-Server von EscrowDirect? Geben Sie an, dass Sie FTP nutzen möchten, und beantragen Sie den Zugang zum FTP-Server. Dieser Server wird von Escrow Alliance bereitgestellt.
- Verwenden Sie alternative Sicherheitsvorkehrungen oder Passwörter? Geben Sie dies an, und Sie erhalten die Lieferanweisungen in einer gesonderten Anfrage.
EscrowDirect akzeptiert gängige Speichermedien für die Hinterlegung. Wenn Sie elektronisch liefern, stellen wir Ihnen kostenlos einen Datenträger zur Verfügung. Sie können das Material auf folgende Weise an EscrowDirect liefern:
- Persönlich im Büro von EscrowDirect.
- Lassen Sie es von EscrowDirect persönlich in Ihrem Büro abholen.
- Per Post an EscrowDirect in Haarlem.
- Per Kurierdienst mit der Wahl zwischen Abholung und Zustellung.
- Per FTP, mit Optionen wie FTP, SFTP, FTPS, FTPES oder SSH-Tunnel.
- Über die sichere Website transfer.escrowalliance.com.
- Über Verknüpfungen mit Quellcodeverwaltungsservern auf Basis von Git, SVN, Mercurial oder innerhalb von TFS-Umgebungen.
- Über Echtzeit- oder nahezu Echtzeit-Backups von Daten und virtuellen Maschinen.
Schritt 6: Feedback zur Escrow-Hinterlegung
Nach Erhalt der Materialien erhalten Sie innerhalb von fünf Tagen eine Bestätigung in Form eines Verifizierungsberichts.
Wir prüfen alle Materialien mit der Technischen Verifizierung TVS Level 1, bevor wir sie annehmen. Wenn wir während der Verifizierung nicht alle Tests erfolgreich abschließen können, kontaktieren wir den Lieferanten.
Haben Sie Fragen zur Escrow-Hinterlegung? Lesen Sie unsere FAQ zu Escrow oder kontaktieren Sie uns. Hintergrundinformationen zum Konzept finden Sie im englischen Wikipedia-Artikel zu diesem Thema.